Curso de WooCommerce – 11. Tramitar pedidos

¿Qué hacer cuando un cliente realiza un pedido en nuestra tienda?, ¿dónde veo los datos y cómo se gestiona?

Cuando se realiza un pedido, además de recibir una notificación por correo electrónico (siempre que lo hayamos configurado en los ajustes de Notificaciones, ver capítulo Cuentas y Notificaciones Electrónicas), también podemos revisarlo en el apartado pedidos de WooCommerce.

Los pedidos se gestionan dentro del menú principal de WooCommerce – Pedidos:

Apartado Pedidos en WooCommerce

Cuando recibimos un pedido podemos ver un resumen de este en el listado de pedidos:

Listado de pedidos en WooCommerce

Lo primero que nos aparece es un símbolo indicando el estado del pedido que pueden ser varios. Por defecto el pedido se generará en estado de Espera. Este estado da a entender que el vendedor todavía no es consciente de que se ha solicitado un pedido.

pedido en estado de espera

El cliente también verá el estado del pedido desde su cuenta:

estado del pedido desde la cuenta del cliente

Este estado podemos cambiarlo manualmente desde los botones de Acciones:

Botones de acciones en Pedidos

icono pedido procesando Si hacemos clic en este icono, podemos cambiar el estado del pedido a “Procesando”, que suele ser el estado en el que el vendedor ha dado cuenta del pedido y va a proceder a su preparación para ser enviado.

Icono pedido completado Haciendo clic en este icono cambiamos el estado del pedido a “Completado”, dando a entender que el ciclo de compra se ha realizado por completo (pedido recibido, pedido pagado, pedido enviado).

Pero podemos configurar el pedido en otros estados que veremos a continuación.

icono ver pedido A través de este icono podemos acceder a todos los detalles del pedido, e incluso modificar algunos apartados.

pantalla de edición de pedidos

En esta pantalla podemos ver todos los datos del pedido:

  • La fecha y hora a la que se realizó.
  • El estado actual del pedido.
  • La cuenta del cliente.
  • Los datos de facturación.
  • Los datos de envío.
  • Los artículos comprados.
  • Los importes y desgloses finales de precio de artículos, costes de envío, impuestos, y total.

Si nos fijamos, tanto en Detalles de facturación como en Detalles de envío, tenemos el icono de edición, donde si hacemos clic en él podemos modificar los datos:

modificar datos de facturación

Esta opción es interesante en caso de que el cliente haya rellenado mal sus datos al realizar el pedido y tras contactar con él podamos modificarlos nosotros.

Así mismo también podemos modificar datos de envío:

Modificar datos de envío en el pedido

También se nos ofrece la posibilidad de modificar el importe de los artículos comprados. Se puede dar situaciones en que un producto contenga un precio erróneo, y tras contactar con el cliente y llegar a un acuerdo, optemos por modificarlo en el propio pedido.

modificar importe de artículo

modificar importe del artículo

También podemos modificar el importe total del pedido.

Modificar el importe del pedido

Modificar el importe del pedido

Otra interesante opción es que podemos añadir más artículos al pedido de forma manual haciendo clic en Añadir producto(s):

añadir artículo al pedido

Buscamos el producto deseado y lo añadimos al pedido:

buscar producto para añadir al pedido

En la columna derecha de la pantalla tenemos otros datos interesantes como las notas del pedido. WooCommerce añade notas de forma automática cuando se produce algún evento en el pedido. Por ejemplo nos informa de la reducción de stock de los artículos pedidos, el estado del pedido, el estado de pago, etc. Nosotros podemos añadir notas al pedido en el campo Añadir nota y seleccionando Nota privada:

notas en pedidos

O podemos enviar una nota a nuestro cliente, seleccionando Nota al cliente:

añadir nota para el cliente

Antes comentábamos que podíamos seleccionar otros estados del pedido, como por ejemplo: Pendiente de pago, Cancelado, Reembolsado, Fallido. Estos estados podemos seleccionarlos desde el campo Estado de pedido, y dependiendo de las circunstancias.

Modificar el estado del pedido

Todos los cambios de estado pueden ser notificados al cliente mediante correo electrónico siempre que lo hayamos configurado en el apartado de Notificaciones.

Si hemos terminado de tramitar el pedido podemos seleccionar el estado a Completado y Guardar pedido.

pedido completado y guardado

Veremos que ahora el icono del estado del pedido a cambiado a “Completado”.

listado de pedidos en WooCommerce

También se verá reflejado en la cuenta del cliente su apartado de Pedidos:

Cuenta del cliente, apartado pedidos

Como vemos, es muy sencillo tramitar pedidos en WooCommerce y este nos ofrece muchas posibilidades de edición para cualquier circunstancia que se nos pueda presentar (datos del cliente erróneos, errores en precios, pedidos pendientes de pago, necesidad de añadir o quitar artículos de un pedido, cancelación de un pedido, devoluciones, etc).

En el próximo capítulo veremos cómo generar una factura a partir de un pedido.

Curso de WooCommerce – 12. Generar Facturas en PDF y añadir NIF de cliente

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